為了確保四川省畜牧獸醫學會（以下簡稱本會）歸檔文件的完整、準確、系統，使檔案管理工作規范化、制度化，以便及時有效地為決策者及有關人員提供有價值的檔案資料，使本會各項工作得以順利開展，特制定本制度如下：

第一條  本制度歸檔范圍是指本學會原始檔案和在各項業務活動中形成的所涉及內容處理完畢或暫告一段落并具有查考、保存價值的，需集中保管的各種載體的信息。主要有：

1. 上級主管部門的文件材料

  （1）上級主管部門召開的需要貫徹執行的會議主要文件材料；

  （2）上級主管部門頒發的本會要執行文件，以及普發的、需要貫徹執行的法規性文件；

  （3）領導視察、檢查本會工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；

  （4）上級主管部門和有關部門頒發或出具的各種有效證件及憑證。

2. 本會的文件材料

  （1）本會召開會員代表大會、理事會、常務理事會的會議文件，以及各種聲像材料；

  （2）本會秘書處會議文件材料，專題會議材料及本會內部組織工作活動中形成的重要文件材料；

  （3）本會頒發的（包括轉發及與其他學會聯合頒發的）各種正式文件及簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿；

  （4）本會的請示與上級部門的批復文件；

  （5）本會或內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告、年檢、考核、評先材料等；

  （6）本會（包括上報和下批）干部任免（包括備案）、聘用、待遇、考核、辭退、獎懲等文件材料；

  （7）本會匯總的統計報表和統計分析資料（包括計算機盤片等）；

  （8）本會成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章及其章程、制度、人員名冊等文件材料和本會財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

 （9）本會的歷史沿革、大事記、年鑒、反映本學會重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

 （10）本會與有關機關、團體、企事業單位簽訂的各種有償服務合同、協議書等文件材料；

 （11）其他具有保存價值的文件材料。

     3. 本會各專業委員會機構及非隸屬機關的文件材料

 （1）本會各專業委員會重要的工作計劃、報告、財務預算、決算等文件及本會的有關批復文件；總結、典型材料、統計報表。

 （2）非隸屬機關與本學會聯系、協商工作的重要來往文件及需要執行的法規性文件。

第二條  本會及所屬各專業委員會每年所開展的各項工作及活動，按照歸檔的要求，由主要工作和活動的負責人在工作和活動結束后，及時將文件資料集中整理后交學會秘書處。

第三條  檔案管理人員應將歸檔的文件材料按規定分類、整理、裝訂、編目、保存，并編制索引，便于決策者參考利用。

第四條  歸檔及借閱

  1. 歸檔的文件材料要完整、準確；

  2. 辦好交接手續，填寫移交單；

           3. 借閱檔案辦理手續，及時歸還。